A. Martínez Nistal, A. Sampedro, R. van Dort,1.- Introducción
Un Congreso Virtual es una reunión científica cuyo marco de celebración es la red Internet, usando las facilidades de comunicación que este medio proporciona. Este tipo de congreso permite la asistencia de personas que por situación geográfica, motivos económicos o laborales no pueden participar en un congreso presencial. Los trabajos científicos son publicados en forma de páginas Web y la asistencia al congreso se produce mediante la lectura de dichas páginas y la discusión con los autores a través de la propia red.
La Universidad de Oviedo, junto con la Sociedad Española de Anatomía Patológica y el Colegio Oficial de Médicos de Asturias, organizan el III Congreso Virtual Hispanoamericano de Anatomía Patológica (IIICVHAP). (http://conganat.uniovi.es). En su realización hemos querido aprovechar la experiencia adquirida en los dos congresos virtuales anteriores y la obtenida por nuestro grupo de trabajo en el desarrollo de un entorno de enseñanza a distancia a través de Internet
Al igual que en un congreso presencial, la realización de un congreso virtual precisa contar con una infraestructura adecuada. Basándose en ella se debe de realizar una difusión de los objetivos y finalidades del congreso, diseñar las sesiones científicas, organizar las tareas de secretaría, preparar actividades complementarias y suministrar a los asistentes información personalizada. (figura 1)
2.- Infraestructura tecnológica
Como servidor se ha utilizado un ordenador Pentium II a 450 Mhz con 256 Mb de Ram, Windows NT 4.0 Option Pack (3.0) e Internet Information Server (IIS). El servidor se encuentra conectado al anillo de fibra óptica de la Universidad de Oviedo mediante una línea de 10 Mb. Como sistema gestor de base de datos se utiliza Microsoft SQL Server 6.5, y Microsoft Active Server Pages (ASP) para la generación de páginas dinámicas.
Para acceder al sistema como cliente únicamente se necesita un ordenador conectado a Internet con un navegador Netscape o Internet Explorer, recomendándose el uso de la versión 4.0 o superiores para ambos programas.
3.- Estructura del servidor del Congreso
Se distinguen tres partes: una de contenidos, con toda la información que el congreso genera, otra de administración que permite automatizar al máximo las tareas de secretaría y una tercera, denominada carpeta personal, que permitirá a los asistentes acceder a información personalizada.
3.1.- Información
Dentro de los contenidos se engloban los siguientes apartados:
- Información general. Incluye las páginas de presentación, en las que se mencionan los objetivos del Congreso, el público al que va dirigido, las fechas de realización y los organizadores. Las páginas con la composición de los distintos comités (organizador, científico y técnico) y las estadísticas de accesos, inscritos y abstracts completan este apartado de información general.
- Información científica. Agrupa las sesiones científicas del congreso. En el caso del IIICVHAP se han previsto 4 formas de participación: conferencias invitadas, comunicaciones, posters y seminarios. Dentro de cada una de estas modalidades hay hasta 27 apartados diferentes en los que se puede participar (análisis de Imágenes, autopsias, biología celular, cabeza y cuello, circulatorio, citopatología, etc.). Para poder acceder al área científica es preciso estar inscrito en el Congreso. Las personas que quieran enviar un trabajo deben de realizar un abstract que es evaluado por el Comité Científico. Una vez aceptado pueden enviar el trabajo definitivo.
Durante el periodo de celebración del Congreso (1 de febrero a 31 de Marzo del año 2000) se realizará la discusión de las sesiones científicas. Para ello se han previsto dos métodos de comunicación entre los participantes: uno asíncrono, en forma de foro de discusión en el que se colocan preguntas o comentarios sobre un determinado trabajo para que los autores o personas expertas las respondan y otro síncrono, en forma de "chat" donde se establecerá un diálogo "on-line" entre los participantes que en ese momento se encuentren conectados. Está previsto establecer un foro y un "chat" para cada conferencia invitada y para cada apartado de las comunicaciones, posters y seminarios. Los contenidos de las discusiones científicas realizadas por estos medios se almacenan en la base de datos pudiendo ser consultados con posterioridad. Tanto el foro como el "chat" han sido realizados en ASP accediéndose a ellos directamente en el servidor del Congreso, no siendo necesario contar con ningún otro programa tipo IRC.
Es intención de la organización del III CVHAP que los contenidos científicos sirvan de estímulo para la formación continuada, Por este motivo, todos aquellos asistentes que estén interesados en recibir un certificado de formación continuada deberán a responder a un cuestionario de evaluación sobre los contenidos de esta reunión científica.
- Actividades paralelas. Este apartado comprende todas aquellas actividades del congreso que no forman parte del área científica.
Se ha creado un área de descanso con un concurso fotográfico, enlaces a otros congreso virtuales, enlaces a servidores de anatomía patológica, prensa e información turística del Principado de Asturias. En esta área hay un foro y un "chat" de discusión abierta que permiten a los participantes familiarizarse con estas herramientas durante el periodo pre-congreso.
En colaboración con los patrocinadores se realizará una exhibición de material científico y de laboratorio donde las casas comerciales y editoriales científicas podrán presentar las últimas novedades de interés para los participantes.
3.2.- Administración
La secretaría y administración es una de las tareas más tediosas y que mayor tiempo consumen en la organización de un congreso. En nuestro Congreso Virtual hemos tratado de automatizar al máximo dichas tareas con el fin de lograr una mayor eficiencia en las mismas.
Inscripción de participantes
Se realiza mediante un formulario en el que además de los datos personales (nombre, centro de trabajo, dirección, E-mail, etc.) se debe de dar un nombre de usuario y una clave. Una vez que el sistema recibe los datos, se genera automáticamente un mensaje de confirmación de inscripción en el que se recuerda el nombre de usuario y la palabra clave.
Gestión de abstracts
Los participantes que deseen enviar un trabajo al Congreso deben de enviar previamente un abstract utilizando un formulario que, para este fin, existe en una de las páginas del Congreso. En función del área en la que se inscribe el trabajo, el sistema selecciona a una persona del Comité Científico y le envía el abstract, junto con un enlace a un formulario de evaluación. Una vez leído, el experto realiza la evaluación que es adjuntada al abstract en la base de datos, generándose un mensaje al autor, en el que se le comunica el resultado de la evaluación y las instrucciones para realizar el trabajo definitivo, en caso de que la evaluación fuese positiva.
El Comité Organizador, desde las páginas de administración, puede consultar la tabla de abstracts y realizar listados en función de diferentes variables (ver la figura 2). Pulsando en el título aparece la información del abstract, de su autor y del evaluador asignado, pudiendo modificarse y enviar un mensaje al autor o al evaluador. Esta última opción es muy útil en las tareas de administración pues se pueden listar los abstracts que están pendientes de evaluar y mandar un mensaje recordatorio a los respectivos evaluadores.
Gestión de participantes
El sistema de administración permite realizar consultas a la base de datos para listar los participantes, ordenados en función de diversos parámetros: orden de inscripción, nombre, centro, etc. Pulsando en el nombre de un participante se presentan sus datos de inscripción pudiendo modificarse datos erróneos, borrarse inscripciones duplicadas o enviar un mensaje al participante.
Comunicación con los participantes
Como se ha mencionado en el párrafo anterior la correspondencia con cada participante, a nivel individual, está contemplada en el sistema. Igualmente se contemplan las comunicaciones generales con grupos de participantes, mediante la elección del grupo al que se desea enviar el mensaje (todos los participantes, autores de trabajos, miembros del Comité Científico, participantes de un determinado país, etc.) .
3.3.- Carpeta personal
La carpeta personal es una herramienta particular de cada uno de los asistentes al Congreso. En función de su categoría (participante, autor de trabajo, miembro del Comité Científico o miembro del Comité Organizador) va a tener acceso a diferente información.
Todos los asistentes van a poder, desde la carpeta personal, ver y modificar sus datos de inscripción, enviar mensajes emergentes a las personas que estén conectadas, crear sus propios enlaces a páginas Web, mantener una libreta de notas y consultar el resultado del test de evaluación. Los autores, además, podrán crear y modificar las preguntas del test relativas a su trabajo. Los miembros del Comité Científico tendrán en su carpeta personal los datos de los trabajos que han evaluado o tienen pendientes de evaluar. Finalmente, los miembros del Comité Organizador que tengan la clave de acceso oportuna, podrán, desde su carpeta personal, realizar las tareas de administración mencionadas en el apartado anterior.
4.- Conclusiones
La realización de un congreso virtual a través de Internet ofrece múltiples posibilidades y ventajas, entre otras:
- Facilita la participación de profesionales desde su propio lugar de trabajo eliminando los inconvenientes de desplazamientos costosos y fechas inadecuadas.
- Fomenta la comunicación entre personas con intereses científicos comunes y ofrece posibilidades de participación y formación a aquellas personas que por situación geográfica, disponibilidades económica o actividad laboral tienen escasas oportunidades de asistir a congresos presenciales.
- Permite automatizar las labores de secretaría y administración logrando una mayor eficiencia y rapidez.
El III Congreso Virtual Hispanoamericano de Anatomía Patológica pretende aprovechar estas ventajas para crear un foro de encuentro entre especialistas que redunde en la mejora de sus conocimientos y que sirva de información sobre los últimos avances terapéuticos, diagnósticos y de investigación en el campo de la anatomía patológica y áreas relacionadas.
Angel Martínez Nistal,
angel [at] spi [dot] uniovi.esAndrés Sampedro Nuño,
andres [at] spi [dot] uniovi.esRemko van Dort,
remko [at] spi [dot] uniovi.esAngeles Torreblanca Pacios
angeles [at] spi [dot] uniovi.esPilar Martínez Vega
pili [at] spi [dot] uniovi.esVíctor Alvárez García
victor [at] spi [dot] uniovi.esServicio de Proceso de Imágenes
Universidad de Oviedo.
Ernesto Moro Rodríguez
e [dot] moro [at] cs.urjc.es
Sociedad Española de Anatomía Patológica